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Claves

foto_sala prensa ESMO

Los congresos internacionales se distinguen por su gran volumen: de asistentes, de temas en el programa, de sesiones simultáneas y de marcas comerciales que se juntan para aprovechar la cita.

Desde el punto de vista de la comunicación suponen un reto por lo que acabamos de describir: mucho contenido entre el que buscar qué es comunicable y muchos intereses presionando alrededor.

En Berbés Asociados han confiado en nosotros últimamente para organizar la comunicación de congresos internacionales a gran escala celebrados en España. Por citar los más recientes: Congreso Mundial de Nutrición en Granada 2013, Congreso de la Sociedad Europea de Oncología (ESMO 14) en Madrid, y Congreso Biospain 2014 en Santiago de Compostela.

Y estas han sido nuestras reglas de oro para tener éxito:

  1. Anticipación. Nunca es demasiado pronto para empezar, aunque el congreso vaya a tener lugar dentro de tres años. En cuanto exista un borrador de programa se pueden empezar a buscar temas interesantes, mandar una nota a la agenda de los diarios e identificarte como gabinete de prensa. Con ello puedes conseguir ser un referente y portavoz sobre cualquier tema que surja sobre la materia del congreso, capitalizando impactos.
  2. Asesoramiento. Un programa científico puede sonar a chino, por lo que el asesoramiento de algún especialista en la materia es fundamental. Lo que apasiona a los expertos siempre suele tener una trascendencia para los pacientes y, por ende, será noticia.
  3. Planifica, planifica y planifica. Antes del congreso hay que preparar todos los materiales (notas de prensa, convocatorias, carteles,…) que se vayan a difundir. Aconsejamos no dejar nada para el último momento, ni para la improvisación, porque siempre surgirán ‘in situ’ más cosas que requieran tu atención y esfuerzo.
  4. Contactos a mano. Guarda todos los contactos que vayas haciendo en un documento o en tu dispositivo móvil para tener acceso a ellos durante el congreso. Ponentes para distintos temas (las peticiones de entrevistas pueden surgir en el momento más insospechado), personal técnico (un micrófono que no funciona, una impresora que no va, una luz que se funde justo antes de la rueda de prensa,…), proveedores de confianza, un intérprete,…
  5. Coordinación. El equipo debe repartirse los papeles para poder llegar a todo. Atención a los periodistas, búsqueda de ponentes por las salas, gestión del clipping, peticiones por teléfono,…con las funciones bien repartidas se aprovecha el capital humano al máximo y es posible llegar a todo en los momentos de vorágine.

¿Algún consejo que añadir? ¡Compártelo con nosotros!

 

 

Social Media

smLas redes sociales pueden servir a las sociedades científicas como una útil herramienta de comunicación, tanto a nivel interno –entre los propios asociados- como externo –a modo de escaparate corporativo-. Sin embargo, todavía hay ciertas reticencias hacia su uso por parte de estas organizaciones, quizás porque todavía no se ha dado una respuesta clara a ninguno de los cuatro desafíos a los que se enfrentan los social media a día de hoy: digitalización, seguridad, veracidad y deontología. Lo que sí parece estar muy claro es que el equipo humano que se encargue de gestionar y dinamizar las redes sociales de una sociedad científica debe formar parte de la misma o, al menos, estar familiarizado con las temáticas que aborda. También hay que tener presente que, en muchos casos, hay que priorizar lo que los asociados quieren leer frente a lo que se quiere transmitir. Como ya dijera Aristóteles, “la virtud está en el término medio”.

Según datos preliminares de un estudio de la Universidad de VIC (Barcelona), apenas el 50% de las sociedades científicas de nuestro país cuenta con algún perfil en redes sociales, la mayoría con una audiencia reducida. Sólo cuatro de estas entidades despuntan por encima del resto: la Asociación Española de Pediatría (AEP), la Sociedad Española de Medicina Familiar y Comunitaria (semFYC), la Sociedad Española de Cardiología (SEC) y la Sociedad Española de Neurología (SEN). Sus perfiles de Twitter cuentan con más de 8.000 seguidores, siendo ésta la plataforma predilecta para estas organizaciones (hasta 63 tienen perfil en esta red social, por delante de las 59 que mantienen una cuenta en Facebook). El miedo a dañar la relación médico-paciente y las dudas sobre las estrategias a seguir son las principales barreras que se manifiestan en este ámbito.

En una jornada organizada por Ippok -la comunidad de Diario Médico y Correo Farmacéutico-, médicos y expertos en comunicación de una treintena de sociedades científicas también eligieron Twitter como la mejor red social, con 16 votos, por delante de Linkedin o redes profesionales como la propia Ippok (empatadas a 12) y Youtube (con 9). Algunas de las recomendaciones dirigidas a este colectivo son: no tener miedo; usar redes profesionales para sentirse cómodo en entornos seguros; ser selectivo; aprender de la sabiduría de millones de internautas; elegir bien dónde estar; difundir información relevante, útil y actualizada sobre salud; entrar en contacto con colegas y pacientes de cualquier lugar; crear una marca personal y cuidar la reputación online; interactuar con los usuarios, respondiendo dudas y atendiendo peticiones; y trabajar en red, compartiendo documentos y experiencias, y pidiendo opinión en tiempo real.

Conscientes de esta necesidad, Berbés Asociados puede ser un aliado estratégico para hacer realidad el diseño e implementación de la estrategia de redes sociales de tu organización, sea ésta del tipo que sea.

sobre nosotros

Cómo comunicar, qué comunicar o cuándo hacerlo son las premisas sobre las que trabajamos día a día y a las que damos solución en Berbés Asociados.
Conscientes de este hecho, nace B Blog, un espacio online en el que queremos compartir con vosotros lo que en Berbés mejor sabemos hacer: comunicación off y online, redes sociales, marketing, relaciones institucionales, acceso al mercado, RSC...

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