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Cinco consejos para el éxito de la comunicación en un congreso médico internacional

foto_sala prensa ESMO

Los congresos internacionales se distinguen por su gran volumen: de asistentes, de temas en el programa, de sesiones simultáneas y de marcas comerciales que se juntan para aprovechar la cita.

Desde el punto de vista de la comunicación suponen un reto por lo que acabamos de describir: mucho contenido entre el que buscar qué es comunicable y muchos intereses presionando alrededor.

En Berbés Asociados han confiado en nosotros últimamente para organizar la comunicación de congresos internacionales a gran escala celebrados en España. Por citar los más recientes: Congreso Mundial de Nutrición en Granada 2013, Congreso de la Sociedad Europea de Oncología (ESMO 14) en Madrid, y Congreso Biospain 2014 en Santiago de Compostela.

Y estas han sido nuestras reglas de oro para tener éxito:

  1. Anticipación. Nunca es demasiado pronto para empezar, aunque el congreso vaya a tener lugar dentro de tres años. En cuanto exista un borrador de programa se pueden empezar a buscar temas interesantes, mandar una nota a la agenda de los diarios e identificarte como gabinete de prensa. Con ello puedes conseguir ser un referente y portavoz sobre cualquier tema que surja sobre la materia del congreso, capitalizando impactos.
  2. Asesoramiento. Un programa científico puede sonar a chino, por lo que el asesoramiento de algún especialista en la materia es fundamental. Lo que apasiona a los expertos siempre suele tener una trascendencia para los pacientes y, por ende, será noticia.
  3. Planifica, planifica y planifica. Antes del congreso hay que preparar todos los materiales (notas de prensa, convocatorias, carteles,…) que se vayan a difundir. Aconsejamos no dejar nada para el último momento, ni para la improvisación, porque siempre surgirán ‘in situ’ más cosas que requieran tu atención y esfuerzo.
  4. Contactos a mano. Guarda todos los contactos que vayas haciendo en un documento o en tu dispositivo móvil para tener acceso a ellos durante el congreso. Ponentes para distintos temas (las peticiones de entrevistas pueden surgir en el momento más insospechado), personal técnico (un micrófono que no funciona, una impresora que no va, una luz que se funde justo antes de la rueda de prensa,…), proveedores de confianza, un intérprete,…
  5. Coordinación. El equipo debe repartirse los papeles para poder llegar a todo. Atención a los periodistas, búsqueda de ponentes por las salas, gestión del clipping, peticiones por teléfono,…con las funciones bien repartidas se aprovecha el capital humano al máximo y es posible llegar a todo en los momentos de vorágine.

¿Algún consejo que añadir? ¡Compártelo con nosotros!

 

 

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